17.01.2019      139      0
 

MPS (Managed Print Services)


MPS (Managed Print Services)
Рейтинг - 5 (голосов: 1)

Одним из способов повышения эффективности работы компании является сокращение расходов. Как ни странно, весомую часть бюджета крупных и средних предприятий, как правило, составляют расходы на печать. Современный подход к использованию и обслуживанию печатающих устройств заключается в передаче этого направления на аутсорсинг. Рассмотрим, как это происходит, и в чём заключаются выгоды потребителя услуг печати.


Аутсорсинг печати – что это такое

Как известно, профессионал всегда делает работу лучше человека, занимающегося этим делом от случая к случаю. В полной мере это относится к офисной печати. Старые, постоянно ломающиеся принтеры, дорогостоящая заправка картриджей, заминающиеся или смазанные листы – всё это воспринимается многими как повседневная обыденность офисной жизни. Но если руководство компанией приняло решение отдать печать на аутсорсинг, всё меняется как по мановению волшебной палочки.

Услуга аутсорсинга печати, или MPS (Managed Print Services – управление сервисом печати) предполагает передачу профильной компании всех процессов, связанных с печатью. Поставщик услуги устанавливает современную технику (сегодня это, как правило, МФУ), следит за её исправностью, обслуживает и ремонтирует, меняет картриджи. Компания, взятая на обслуживание, оплачивает только стоимость распечатанных листов бумаги по зафиксированному в договоре тарифу. Такой подход позволяет существенно снизить расходы на офисную печать при очевидном повышении её качества.


Расходы на печать

В офисе любой компании расходы на печать состоят из двух частей. Основные (видимые) расходы на печать:

  • покупка принтеров и копировальной техники (это единоразовые, но достаточно крупные затраты);
  • замена и заправка картриджей;
  • приобретение запчастей, наиболее часто выходящих из строя;
  • оплата за ремонт и техническое обслуживание;
  • покупка бумаги для печати.

Косвенные расходы на печать:

  • оплата электроэнергии, расходуемой принтерами;
  • оплата рабочего времени ИТ-специалистов, которые вынуждены заниматься настройкой и ремонтом устройств печати вместо решения более сложных задач;
  • расходы, связанные с использованием сотрудниками компании устройств печати в личных целях;
  • расходы, связанные с низким качеством печати – замятием бумаги, полосами краски и т.д.;
  • потери, связанные с простоем устройства печати из-за отсутствия картриджа или поломки;
  • затраты на доставку и хранение расходных материалов и запчастей;
  • использование техники для личных целей (например, чтобы распечатать реферат детям).

Подсчитано, что расходы на печать в средней или крупной компании достигают 6-7% от размеров прибыли. Это достаточно крупная сумма, и при её снижении экономятся значительные средства, поэтому переход на MPS сегодня актуален для подавляющего большинства российских предприятий.


Как MPS помогает снизить затраты на печать

Компания-аутсорсер, оказывающая услуги MPS, прямо заинтересована в снижении стоимости печати. Чем меньше будет себестоимость напечатания одной страницы, тем выше будут доходы компании и тем более конкурентную цену своих услуг она сможет предложить. Рассмотрим, за счёт чего достигается экономия.

  • Использование высокопроизводительной техники. Чем выше производительность МФУ, тем ниже стоимость одного отпечатка. Кроме того, одно производительное устройство заменяет несколько медленных старых принтеров, благодаря чему сокращаются затраты электроэнергии.
  • Унификация оборудования. Использование однотипных устройств сокращает расходы на покупку запчастей и облегчает обслуживание техники.
  • Использование объёмных картриджей. Чем выше объём картриджа, тем ниже стоимость печати одной страницы текста. Разница достигает 25-30%.
  • Использование новой техники. Современные МФУ обладают расширенным функционалом и высокой надёжностью, они редко ломаются и простаивают. Компания-заказчик получает современную технику в аренду либо в лизинг, поэтому ей не нужно выделять крупные суммы на закупку устройств печати.
  • Специализированное обслуживание. Сервисным обслуживанием и ремонтами устройств печати занимаются узкопрофильные специалисты аутсорсера, тогда как ИТ сотрудники компании-заказчика могут спокойно заниматься своими прямыми обязанностями.

Что входит в MPS

Основным преимуществом MPS является фиксированная цена напечатания одной страницы текста. Стоимость одного отпечатка рассчитывается на индивидуальной основе, а в перечень услуг MPS включают:

  • предварительный анализ затрат компании-заказчика на печать;
  • поставку и замену расходных материалов;
  • сервисное обслуживание техники, ремонт при поломке либо замену сломанного устройства исправным;
  • учёт напечатанных страниц, предоставление статистики по интенсивности и объёмам печати, а также сопутствующим затратам;
  • меры защиты информации, выводимой заказчиком на печать;
  • техподдержка процесса печати, оптимизация парка оборудования.

Заказчик оплачивает только стоимость количества качественно напечатанных страниц. Компания-аутсорсер берёт на себя все расходы на обслуживание, предоставляет современные устройства для печати.

Этапы внедрения MPS

  • Анализ офисной печати компании заказчика включает сбор данных о внутренних пользователях и структуре типовых заданий на печать, анализ расходов компании-заказчика, составление проекта MPS и оценку экономического эффекта от его внедрения.
  • Внедрение MPS и оптимизация печати – это комплекс программных и технологических мероприятий, включающий формирование оптимальной структуры печати, установку устройств печати, установку и тестирование ПО, обучение персонала.
  • Управление печатью представляет собой полную передачу ответственности за текущее выполнение печати компании-аутсорсеру с постраничной оплатой услуг.

За счёт исключения непроизводительных расходов, оптимизации схемы использования и роста производительности устройств печати заказчик существенно сокращает расходы на ведение бумажного документооборота.


Ваш комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.

Для отправки комментария, поставьте отметку, что разрешаете сбор и обработку ваших персональных данных . Политика конфиденциальности